Inventaire par scan du site web, priorités selon les consultations, l’actualité et l’obligation légale, surveillance continue – et la question de ce qu’il faut remplacer, supprimer ou archiver.
Garder durablement la maîtrise de vos PDF signifie : vous savez quels PDF se trouvent sur le site web, vous les traitez selon des priorités compréhensibles, les nouveaux documents sont contrôlés avant publication, le site est surveillé automatiquement et régulièrement, et la déclaration d’accessibilité reflète la situation actuelle. Une mise en conformité ponctuelle ne suffit pas, car de nouveaux PDF s’ajoutent chaque semaine – en provenance des services métiers, du système d’information du conseil municipal (Ratsinformationssystem, la plateforme sur laquelle les communes allemandes publient les documents de séance), du serveur de formulaires et des prestataires.
Étape 1 : faire l’inventaire
Les PDF sont rarement stockés à un seul endroit. On les trouve typiquement dans la médiathèque du système de gestion de contenu, dans le système d’information du conseil, sur les portails de services aux citoyens et de formulaires, sur les pages d’avis officiels, sur d’anciennes pages de projets et de campagnes hébergées sur leurs propres sous-domaines – et via des liens à l’intérieur d’autres PDF.
- Scan du site web : un robot d’exploration suit tous les liens et recense chaque fichier PDF lié, avec la page sur laquelle il a été trouvé.
- Limite de l’exploration : il ne trouve que ce qui est lié. Les fichiers encore présents dans la médiathèque et accessibles via les moteurs de recherche sont néanmoins publics – comparez le scan avec la médiathèque.
- À consigner pour chaque fichier : adresse, page où il a été trouvé, nombre de pages, date de publication, service responsable et résultat du contrôle. La date de création figurant dans les métadonnées du PDF n’est qu’un indice ; ce qui compte, c’est la date de publication du fichier.
Étape 2 : établir des priorités
Personne n’attend que des milliers de fichiers deviennent accessibles du jour au lendemain. Ce qu’on attend, c’est une démarche visible et motivée. Critères éprouvés :
- Importance pour les procédures : formulaires, demandes, règlements et barèmes de redevances en vigueur, avis relatifs à des procédures en cours – par exemple la mise à disposition du public d’un plan local d’urbanisme (Bebauungsplan). Ils passent en premier.
- Consultations : les fichiers les plus téléchargés selon les statistiques web ou les journaux du serveur touchent le plus de personnes.
- Public cible : les informations sur la dépendance, la participation, les élections ou les situations d’urgence sont particulièrement souvent nécessaires aux personnes en situation de handicap.
- Date de publication : les fichiers publiés avant le 23 septembre 2018 sont exemptés par la directive (UE) 2016/2102, tant qu’ils ne sont pas nécessaires à des procédures administratives en cours.
- Effort : un PDF auquel il ne manque que les balises, le titre et la langue est vite traité ; un rapport d’expertise mal numérisé, non. Engrangez tôt les gains rapides.
Il en résulte trois groupes : A à traiter immédiatement, B à traiter selon un calendrier, C à supprimer, archiver ou mentionner comme exception dans la déclaration.
Étape 3 : remplacer, supprimer ou archiver ?
- Remplacer : la version accessible remplace l’ancien fichier, si possible à la même adresse – liens, favoris et résultats de recherche restent valables. Si l’adresse change, l’ancienne doit être redirigée.
- Supprimer : appels d’offres expirés, dépliants d’événements passés, versions obsolètes. Retirer un document du site ne signifie pas le supprimer du dossier – les obligations de conservation concernent la gestion des dossiers, pas l’offre en ligne.
- Archiver : la directive exempte aussi les contenus de sites web considérés comme des archives, parce qu’ils ne contiennent que des contenus qui ne sont ni nécessaires à des procédures administratives en cours, ni mis à jour ou modifiés après le 23 septembre 2019. Une rubrique d’archives clairement signalée et qui n’est plus modifiée rend cela vérifiable. Vérifiez comment le droit du Land concerné transpose cette exception.
- HTML plutôt que PDF : les informations courtes n’ont souvent pas leur place dans un PDF, mais directement sur la page – c’est généralement la solution la plus accessible.
Étape 4 : des nouveaux PDF corrects dès le départ
- Mettre à disposition des modèles de documents accessibles et former la rédaction (guide Word, formations).
- Ancrer le contrôle avant mise en ligne comme étape fixe du processus éditorial.
- Lorsque c’est possible, connecter le système de gestion de contenu afin que les PDF téléversés soient automatiquement contrôlés et corrigés (API et intégration).
- Clarifier les responsabilités : qui répond des fichiers d’un service, qui valide ?
Étape 5 : surveiller en continu
Même avec un bon processus, des fichiers passent entre les mailles du filet : un avis publié en urgence, un prestataire qui remplace une brochure, une pièce jointe dans le système d’information du conseil. Une surveillance régulière et automatique – souvent appelée « Continuous Accessibility » – détecte les PDF nouveaux, modifiés et disparus et signale les fichiers inaccessibles avant qu’une réclamation ne le fasse. L’intervalle dépend de votre rythme de publication : quotidien pour les sites publiant des avis en continu, hebdomadaire ou mensuel pour les offres plus calmes. La dernière étape est essentielle : la version corrigée doit effectivement remplacer le fichier sur le site.
Étape 6 : mettre à jour la déclaration d’accessibilité
La déclaration d’accessibilité indique quels contenus ne sont pas accessibles, pourquoi, et d’ici quand cela doit changer. Avec une surveillance continue, elle peut être alimentée par des chiffres à jour – et elle doit être réexaminée régulièrement. Mode d’emploi et exemple de formulation : La déclaration d’accessibilité en 30 minutes.
Erreurs fréquentes
- La mise en conformité est un projet ponctuel, sans processus pour les nouveaux fichiers.
- L’emplacement est inconnu – la version corrigée ne remplace jamais l’original.
- Nouvelles adresses sans redirection : liens et résultats de recherche ne mènent nulle part.
- L’ensemble du fonds ancien est déclaré « archive » en bloc, alors qu’il contient des formulaires et des règlements.
- Suppressions massives sans tenir compte de l’importance pour les procédures.
- La déclaration d’accessibilité cite des chiffres vieux de deux ans.
Comment DokAudit vous aide
Le scan de site web gratuit trouve les PDF de votre site – ou seulement les PDF de certaines pages à partir d’une liste d’URL – et montre lesquels ne sont pas accessibles. Vous transférez les fichiers sélectionnés, avec leur URL d’origine, dans le hub documentaire, les affectez à des projets et les faites traiter en mode entièrement automatique ou seulement contrôler dans un premier temps. Avec Continuous Accessibility, DokAudit contrôle le site chaque jour, chaque semaine ou chaque mois ; sur demande, l’auto-remédiation transfère directement les nouveaux PDF problématiques dans le Hub. Le remplacement sur le site se fait manuellement ou via la connexion par API REST et webhooks. Les rapports de contrôle servent de preuve – et de base pour la déclaration d’accessibilité.
Sources:
État : 09/2026. Cet article donne une vue d’ensemble générale et ne constitue pas un conseil juridique. Font foi les textes de loi et de normes en vigueur ; dans certains cas, le droit d’un Land allemand peut différer.